L’épidémie actuelle de Covid-19 et les mesures sanitaires prises par le Gouvernement (notamment celles de confinement) ont des impacts sur tous les pans de l’activité économique y compris sur l’organisation des conseils d’administration et assemblées générales.
En considération de cette situation, particulièrement prégnante en cette période d’approbation des comptes pour les sociétés clôturant leurs comptes en fin d’année civile, la loi n°2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19, autorisé le Gouvernement à prendre par voie d’ordonnances toute mesure :
« Simplifiant et adaptant les conditions dans lesquelles les assemblées et les organes dirigeants collégiaux des personnes morales de droit privé et autres entités se réunissent et délibèrent, ainsi que les règles relatives aux assemblées générales »
« Simplifiant, précisant et adaptant les règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents que les personnes morales de droit privé et autres entités sont tenues de déposer ou de publier, notamment celles relatives aux délais, ainsi que d’adapter les règles relatives à l’affectation des bénéfices et au paiement des dividendes »
Sur la base de cette autorisation, le Gouvernement a pris (i) l’ordonnance 2020-321 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19 et (ii) l’ordonnance n° 2020-318 portant adaptation des règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations que les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé sont tenues de déposer ou publier dans le contexte de l’épidémie de covid-19. Ces deux ordonnances ont été prises le 25 mars 2020 et publiées au Journal Officiel du 26 mars 2020.
- Principales dispositions de l’ordonnance n° 2020-318 portant adaptation des règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations que les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé sont tenues de déposer ou publier dans le contexte de l’épidémie de covid-19
L’ordonnance n° 2020-318 proroge de trois mois les délais d’approbation des comptes des personnes morales ou entités dépourvues de la personnalité morale lorsque les comptes n’ont pas été approuvés au 12 mars 2020.
Cette faculté de prorogation s’applique aux sociétés civiles et commerciales, groupements d’intérêt économique,
coopératives, mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles, sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle, instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale, caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel, fonds, associations, fondations, sociétés en participation.
Ce dispositif ne s’applique pas aux personnes morales et entités de droit privé qui ont désigné un commissaire aux comptes lorsque celui-ci a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020. Les Sociétés dont le commissaire aux comptes avait déjà émis son rapport le 12 mars 2020 devront donc tenir leur assemblée sans report mais auront la faculté de recourir à une réunion dématérialisée.
Ces dispositions sont applicables aux personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré par l’article 4 de la loi du 23 mars 2020.
- Principales dispositions de l’ordonnance 2020-321 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19
2.1 Entités concernées
L’ordonnance 2020-321 s’applique à l’ensemble des personnes morales et des entités dépourvues de personnalité de droit privé : les sociétés civiles et commerciales, y compris les sociétés en participation, les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers, les groupements d’intérêt économique et les groupements européens d’intérêt économique, les coopératives, les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles, les sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle, les instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale, les caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel, les fonds de dotation et les fonds de pérennité, les associations et les fondations.
2.2 Application dans le temps
L’ordonnance est applicable rétroactivement à compter du 12 mars et jusqu’au 31 juillet 2020 (sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret en Conseil d’Etat, qui ne pourra toutefois être étendu après le 30 novembre 2020).
2.3 Modalités de tenue des assemblées générales non convoquées
L’ordonnance 2020-321 autorise exceptionnellement la tenue des assemblées sans que leurs membres ayant le droit d’y assister (et les autres personnes ayant le droit d’y assister, tels que les commissaires aux comptes et les représentants des instances représentatives du personnel) ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.
Cette faculté est offerte sans qu’il soit nécessaire que les statuts prévoient une telle faculté et s’applique à toutes décisions (y compris pour l’assemblée annuelle d’approbation des comptes).
La décision de faire application de cette mesure incombe à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée et sa mise en œuvre nécessite le recours des moyens techniques permettant l’identification des participants et la retransmission continue et simultanée des délibérations.
L’ordonnance prévoit également l’extension du recours à la consultation écrite pour l’adoption des décisions collectives y compris lorsque les statuts ne prévoient pas une telle faculté.
2.4 Modalités de tenue des assemblées générales déjà convoquées
S’agissant des assemblées déjà convoquées, l’utilisation de ce dispositif est subordonnée au fait que l’assemblée doit être convoquée en un lieu affecté, à la date de la convocation (entendue au sens large, ce qui inclut, dans les sociétés cotées, l’avis de réunion) ou à celle de la réunion, par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires.
Si l’organe compétent décide de faire application de la possibilité de tenir une assemblée hors la présence de ses membres à la séance ou de l’un des modes alternatifs de participation (visioconférence et moyens de télécommunication, consultation écrite), il en informe les associés, soit par voie de communiqué dans les sociétés cotées, soit par tous moyens permettant d’assurer l’information effective des membres dans les autres sociétés ; les formalités déjà accomplies à la date de cette décision n’ont pas à être renouvelées, tandis que celles restant à accomplir doivent l’être.
2.5 Dispositions spécifiques aux sociétés cotées
S’agissant des sociétés dont les actions sont admises aux négociations sur un marché réglementé ou un système multilatéral de négociation, l’ordonnance prévoit, s’agissant des membres devant être convoqués par voie postale, qu’aucune nullité des assemblées n’est encourue lorsqu’une convocation devant être réalisée par voie postale n’a pu l’être en raison de circonstances extérieures à la société (notamment l’impossibilité de préparer les convocations nécessaires, dans le contexte de l’épidémie de Covid-19).
L’ordonnance étend et facilite l’exercice dématérialisé du droit de communication dont les membres des assemblées jouissent préalablement aux réunions de ces dernières.
2.6 Modalités de tenue des conseils d’administration et de surveillance
A l’instar des assemblées, l’ordonnance 2020-321 étend et assouplit exceptionnellement le recours aux moyens de visioconférence et de télécommunication pour les organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction, que celui-ci soit déjà prévu par la loi ou les dispositions réglementaires ou non.
Le recours à ces moyens est autorisé pour l’ensemble des réunions de ces organes, y compris celles relatives à l’arrêté ou à l’examen des comptes annuels. En outre, les clauses contraires des statuts sont neutralisées, et l’existence de dispositions à cet effet dans le règlement intérieur n’est plus une condition de recours à ces moyens.
Afin de garantir l’intégrité et la qualité des débats, les moyens techniques mis en œuvre doivent permettre l’identification des membres de ces organes et garantir leur participation effective.
L’ordonnance prévoit également l’extension du recours à la consultation écrite pour l’adoption des décisions de ces organes y compris lorsque les statuts ne prévoient pas une telle faculté.
Il est enfin à noter que certaines des dispositions visées ci-dessous seront précisées par décret.